Календарный план медосмотров на год: пошаговая инструкция для HR

Как составить календарный план (график) медосмотров на год

Годовой график медосмотров — это не бюрократическая формальность, а стратегический документ, который превращает хаотичные расходы в управляемый бюджет, предотвращает срыв сроков и защищает от штрафов. Без него HR-служба и специалист по охране труда постоянно работают в режиме «пожарной» ликвидации просрочек. Разберем по шагам, как создать рабочий, реалистичный и юридически корректный план на год, который станет основой календаря охраны труда компании.

Шаг 1: Сбор и анализ исходных данных

План нельзя строить «с нуля». Его фундамент — три ключевых документа:

• Утвержденный список контингента работников, подлежащих периодическим осмотрам. Основа — карты СОУТ и Перечень из Приказа 29н.
• Индивидуальные медицинские заключения сотрудников за предыдущий период. В каждом указана дата прохождения и рекомендация о следующем осмотре (например, «годен», «повторный осмотр через 1 год»).
• Штатное расписание и данные о планируемом найме на следующий год (новые проекты, сезонные работники).

На этом этапе выясняется точная численность и состав сотрудников, которых нужно охватить в плановом году.

Шаг 2: Определение периодичности для каждой категории

Не у всех она одинакова. Периодичность зависит от вредных факторов и профессии:

• Ежегодно (раз в 12 месяцев): Большинство работников с вредными условиями труда (класс 3.1 и выше), работники пищевой промышленности, общепита, торговли, медики, педагоги, сотрудники до 18 лет.
• Раз в два года (24 месяца): Некоторые категории при определенных факторах (по указанию профпатолога в предыдущем заключении).
• В иные сроки: Для водителей пассажирского транспорта — раз в год, для иных водителей — раз в два года (но осмотр у нарколога и психиатра для всех водителей — раз в 5 лет).

Важно: Отсчет ведется не от января, а от даты предыдущего осмотра конкретного сотрудника. Если он прошел комиссию 15.06.2023, то следующий срок — до 15.06.2024.

Шаг 3: Формирование месячного распределения (календаризация)

Это самый важный практический этап. Задача — равномерно распределить нагрузку на бюджет, HR и производство в течение года.

1. Создайте таблицу (например, в Excel) со столбцами: ФИО, Должность, Подразделение, Дата последнего осмотра, Рекомендованная дата следующего осмотра, Планируемый месяц прохождения, Ответственный, Статус.
2. Распределите сотрудников по месяцам. Критерии распределения:
   • Дата предыдущего осмотра: Сотрудник, проходивший осмотр в октябре 2023, планируется на октябрь 2024.
   • Производственная нагрузка: Избегайте месяцев пиковой активности (сезон, квартальный отчет). Планируйте на более спокойные периоды.
   • Логистика для выездных осмотров: Если в одном филиале 20 человек с разными датами, но близкими сроками, логично объединить их в один выезд в рамках одного месяца.
3. Учтите «плавающий» контингент: Для новых сотрудников, которые будут приняты в течение года, создайте отдельную строку с пометкой «Предварительный осмотр» и примерным кварталом найма.

Шаг 4: Выбор формата и согласование с медорганизацией

На основе плана оценивается экономическая и организационная целесообразность разных форматов для каждой группы:

• Выездной осмотр: Для групп от 15-20 человек в одном месте. В план сразу закладываются даты выездов бригады врачей.
• Корпоративный день в клинике: Для небольших групп или одиночных сотрудников. В плане указывается, например, «каждый второй вторник месяца».
• Самостоятельное прохождение с компенсацией: Для единичных удаленных сотрудников.

С предварительным планом нужно обратиться в медицинскую организацию. Компания «Тресков Медикал», работая как оператор, помогает клиенту оптимизировать этот график: консолидирует группы для выездов, предлагает «зеленые коридоры» в клиниках-партнерах и согласовывает точные даты, чтобы избежать накладок.

Шаг 5: Утверждение и доведение до сведения

1. На основе согласованного плана издается Приказ об утверждении графика периодических медицинских осмотров на [год].
2. График в виде таблицы прилагается к приказу как неотъемлемая часть.
3. С содержанием графика под подпись ознакамливаются руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за своевременное направление своих сотрудников.
4. За 1-1.5 месяца до плановой даты ответственный (HR или специалист по ОТ) направляет сотруднику и его руководителю персональное уведомление.

Шаг 6: Контроль исполнения и корректировка

План — живой документ. Его необходимо регулярно актуализировать:

• Ежемесячно: Сверка факта прохождения осмотров с планом. Внесение отметок о статусе («пройден», «направление выдано», «заболел/в отпуске – перенести»).
• При изменениях: Прием нового сотрудника, перевод, увольнение, больничный, продление срока осмотра по рекомендации врача — все это требует оперативного внесения изменений в план и, при необходимости, издания дополнительного приказа.
• Используйте инструменты: Простой Excel-файл с фильтрами, Trello-доска или специализированный софт для охраны труда. Ключевое — централизованный учет.

Типичные ошибки при планировании

• «Январский синдром»: Попытка пройти всех в январе-феврале. Создает коллапс в работе, перегрузку медцентра и приводит к формальному подходу.
• Отсутствие резерва: Не заложено время на возможные переносы из-за болезни или срочных рабочих задач.
• Планирование без учета графика отпусков: Назначение осмотра на период планового отпуска сотрудника.
• Забыть про предварительные осмотры для планируемого к найму персонала.

Грамотный календарный план — это 80% успеха в организации медосмотров. Он превращает обязанность из источника стресса в управляемый, прогнозируемый и эффективный бизнес-процесс.

Компания «Тресков Медикал» профессионально организует медицинские осмотры для бизнеса «под ключ». Мы не только помогаем составить оптимальный годовой график, но и полностью берем на себя его исполнение: контролируем сроки, напоминаем сотрудникам, организуем выезды и сбор документов в соответствии с планом. Переложите операционную работу на нас и получите четкий, контролируемый процесс.