Журналы учета медицинских документов на предприятии: какие вести и как правильно оформлять

Документооборот
Журналы учета медицинских документов 2024 - какие вести и как оформлять

Обязательные журналы учета медицинских документов

Ведение журналов учета — обязательное требование для всех предприятий, имеющих сотрудников. Согласно приказу Минздрава №29н и требованиям Роспотребнадзора, работодатель должен систематически вести учет всей медицинской документации.

📚 Зачем нужны журналы учета?

  • Систематизация медицинской документации
  • Контроль сроков действия документов
  • Подготовка к проверкам контролирующих органов
  • Защита от штрафов и санкций
  • Оптимизация документооборота предприятия

Полный перечень обязательных журналов

1. Журнал учета медицинских книжек

📖 Что включает журнал:

  • ФИО сотрудника
  • Должность и подразделение
  • Номер медицинской книжки
  • Дата выдачи книжки
  • Срок действия
  • Дата очередного продления
  • Примечания

⏱️ Срок хранения: 5 лет

2. Журнал учета медицинских осмотров

📖 Что включает журнал:

  • ФИО сотрудника
  • Вид осмотра (предварительный/периодический)
  • Дата проведения осмотра
  • Наименование медицинской организации
  • Результат осмотра
  • Дата следующего осмотра

⏱️ Срок хранения: 3 года

3. Журнал учета санитарных пропусков

📖 Что включает журнал:

  • ФИО сотрудника
  • Номер пропуска
  • Дата выдачи
  • Подразделение/объект доступа
  • Дата возврата/аннулирования

⏱️ Срок хранения: 3 года

Требования к оформлению журналов

✅ Обязательные реквизиты каждого журнала:

  • Наименование журнала
  • Наименование организации
  • Дата начала ведения
  • Дата окончания ведения
  • Количество страниц (пронумерованных)
  • Подпись ответственного лица
  • Печать организации

✅ Технические требования:

  • Страницы должны быть пронумерованы
  • Журнал должен быть прошнурован
  • Записи ведутся шариковой ручкой
  • Исправления заверяются подписью
  • Не допускаются помарки и зачеркивания

Образцы оформления журналов

Образец журнала учета медицинских книжек

ЖУРНАЛ УЧЕТА МЕДИЦИНСКИХ КНИЖЕК

№ п/п | ФИО сотрудника | Должность   | № медкнижки | Дата выдачи | Срок действия | Дата продления
1     | Иванов И.И.    | Повар       | МК-123456   | 15.01.2024  | 15.01.2025    | 10.01.2025
2     | Петрова А.С.   | Официант    | МК-123457   | 20.01.2024  | 20.01.2025    | 15.01.2025

Образец журнала учета медицинских осмотров

ЖУРНАЛ УЧЕТА МЕДИЦИНСКИХ ОСМОТРОВ

№ п/п | ФИО сотрудника | Вид осмотра   | Дата осмотра | Медорганизация   | Результат | Следующий осмотр
1     | Сидоров П.П.  | Периодический | 15.03.2024   | Поликлиника №1   | Годен     | 15.03.2025
2     | Козлова М.И.  | Предварительный| 20.03.2024   | Медцентр "Здоровье"| Годен   | 20.03.2027

Частые ошибки при ведении журналов

❌ Ошибка 1: Неправильное оформление журнала

Неправильно: Листы не пронумерованы, журнал не прошнурован

Правильно: Все страницы пронумерованы, журнал прошнурован и опечатан

❌ Ошибка 2: Несвоевременное внесение записей

Неправильно: Записи вносятся раз в несколько месяцев

Правильно: Записи вносятся в день события

❌ Ошибка 3: Отсутствие подписей и печатей

Неправильно: Журнал без подписи ответственного лица

Правильно: На титульном листе подпись и печать организации

❌ Ошибка 4: Исправления без заверения

Неправильно: Зачеркивания без подписи

Правильно: Исправления заверяются подписью «Исправленному верить»

Электронный учет медицинских документов

💻 Преимущества электронного учета:

  • Автоматическое напоминание о сроке действий документов
  • Быстрый поиск и фильтрация записей
  • Снижение вероятности ошибок
  • Удобство подготовки отчетов
  • Дистанционный доступ к информации

⚖️ Требования к электронному учету:

  • Наличие электронной подписи
  • Система защиты от несанкционированного доступа
  • Регулярное резервное копирование данных
  • Соответствие требованиям ФЗ-152 «О персональных данных»

Помощь специалистов Treskov Medical

📓

Готовые журналы

Предоставляем готовые журналы учета с правильным оформлением

🔍

Аудит учета

Проверяем существующие журналы на соответствие требованиям

💡

Обучение

Обучаем сотрудников правильному ведению журналов учета

🛡️

Консультации

Консультируем по всем вопросам ведения медицинского учета

Нужна помощь в организации медицинского документооборота?

Наши специалисты разработают для вас индивидуальную систему учета медицинских документов:

  • ✅ Бесплатный аудит существующей системы учета
  • ✅ Предоставление готовых журналов и бланков
  • ✅ Обучение сотрудников правильному ведению учета
  • ✅ Консультации по требованиям законодательства

Оставьте заявку и получите бесплатный образец журнала учета!

Читайте также